Trong bối cảnh thương mại điện tử và bán lẻ đa kênh tại Việt Nam tăng trưởng mạnh mẽ, logistics nội địa đang dần trở thành “xương sống” quyết định hiệu quả vận hành và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Không còn là câu chuyện hậu cần thuần túy, logistics ngày nay tác động trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, dòng tiền và khả năng mở rộng quy mô. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, workshop “Tối ưu hóa chi phí và tốc độ giao hàng trong logistics nội địa” do Startup MasterTrack tổ chức, với sự đồng hành của Học viện Kỹ năng VTALK và Hành trình Khởi lửa Hành trang SFVN, đã diễn ra tại Trung tâm Khởi nghiệp Sáng tạo TPHCM (SIHUB), thu hút sự tham gia của đông đảo founder, startup, CEO và lãnh đạo các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đang trực tiếp đối mặt với bài toán vận hành trong giai đoạn tăng trưởng.
Chương trình được dẫn dắt bởi anh Michael Huy, COO Kho vận Sài Gòn, Founder Tạp hóa Sài Gòn, cùng sự tham gia chia sẻ của anh Trần Văn Phong, Co-founder & COO Swifthub – đơn vị vận hành kho và logistics đang là đối tác tin cậy của nhiều thương hiệu lớn như Vifon, Indomie, ShopDunk. Sự kết hợp giữa kinh nghiệm vận hành thực chiến và góc nhìn từ phía đơn vị cung cấp giải pháp logistics giúp nội dung thảo luận đi thẳng vào những vấn đề cốt lõi mà startup và SMEs đang gặp phải.
Một trong những nội dung mở đầu được đặt ra là sự khác biệt căn bản giữa mô hình kho truyền thống và kho phục vụ thương mại điện tử. Nếu mô hình truyền thống chủ yếu xoay quanh các đơn hàng lớn, ổn định, giao theo lô hoặc theo đại lý, thì kho thương mại điện tử lại phải xử lý khối lượng rất lớn các đơn hàng nhỏ lẻ mỗi ngày. Sự khác biệt này không chỉ làm gia tăng tần suất xử lý, mà còn kéo theo mức độ phức tạp cao hơn trong vận hành.
Từ thực tiễn vận hành kho TMĐT, Founder Swifthub cho biết thách thức lớn nhất không nằm ở số lượng hàng hóa, mà ở cách thức chia nhỏ và xử lý đơn hàng. Với cùng một lượng sản phẩm, kho truyền thống có thể xuất đi chỉ với vài mã vận đơn, trong khi kho TMĐT phải chia thành hàng nghìn đơn cho hàng nghìn khách hàng khác nhau. Điều này làm gia tăng nguy cơ sai sót và đòi hỏi hệ thống quản lý kho phải được chuẩn hóa ở mức cao hơn. Bên cạnh đó, việc kiểm soát lô hàng, hạn sử dụng và xử lý hàng hoàn trong TMĐT cũng trở nên phức tạp hơn nhiều; nếu thiếu quy trình và công nghệ phù hợp, rủi ro tồn kho và thất thoát là khó tránh khỏi.
Một vấn đề khác được đặc biệt quan tâm là tình trạng hoàn hàng, tráo hàng trong bối cảnh các sàn thương mại điện tử áp dụng chính sách “trả hàng không cần lý do”. Trong môi trường TMĐT, mọi tranh chấp cuối cùng đều được giải quyết dựa trên bằng chứng, vì vậy công nghệ trở thành công cụ then chốt để bảo vệ nhà bán. Từ kinh nghiệm triển khai thực tế, Swifthub đã xây dựng quy trình ghi nhận toàn bộ quá trình đóng gói bằng hệ thống camera. Khi đơn hàng được quét mã, hệ thống sẽ tự động kích hoạt ghi hình xuyên suốt quá trình đóng gói, sau đó video được lưu trữ trên nền tảng đám mây và gắn trực tiếp với mã đơn hàng. Nhờ vậy, ngay cả khi khiếu nại phát sinh sau nhiều ngày, đơn vị vận hành vẫn có thể nhanh chóng trích xuất dữ liệu để đối soát, giảm thiểu rủi ro cho nhà bán và đối tác.
Bài toán chi phí và tốc độ tiếp tục được phân tích trong bối cảnh phải xử lý số lượng lớn đơn hàng nhỏ lẻ. Thách thức không chỉ nằm ở chi phí vận hành trên mỗi đơn, mà còn ở khả năng dự báo nhu cầu. Khác với mô hình truyền thống có kế hoạch đặt hàng và giao nhận tương đối ổn định, hoạt động TMĐT – đặc biệt khi bán hàng thông qua KOL, KOC hoặc các nền tảng như TikTok Shop – gần như không thể dự báo chính xác. Có những trường hợp sản lượng dự kiến chỉ ở mức vài nghìn đơn, nhưng khi nội dung bất ngờ lan tỏa mạnh, số đơn tăng gấp nhiều lần trong thời gian rất ngắn, khiến kế hoạch nhân sự và nguồn lực bị quá tải. Điều này đặt ra yêu cầu về một mô hình logistics linh hoạt, có khả năng mở rộng nhanh mà vẫn kiểm soát được chi phí.
Phần trao đổi mở với khán giả cho thấy logistics nội địa đang là mối quan tâm lớn của cộng đồng startup và SMEs. Nhiều câu hỏi xoay quanh việc lựa chọn mô hình kho phù hợp khi doanh nghiệp còn ở quy mô nhỏ, cách kiểm soát chi phí trong giai đoạn tăng trưởng nhanh, hay lộ trình ứng dụng công nghệ logistics sao cho hiệu quả mà không gây áp lực quá lớn lên dòng tiền. Các chia sẻ trong chương trình tập trung vào những gợi ý cụ thể, dễ áp dụng, giúp doanh nghiệp từng bước hoàn thiện hệ thống logistics phù hợp với điều kiện thực tế.
Tổng kết chương trình, workshop đã làm rõ những thách thức lớn nhất của logistics nội địa hiện nay, đặc biệt là bài toán chi phí và tốc độ giao hàng trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển nhanh. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn đang phải gánh chi phí logistics cao do quy trình chưa được tối ưu, hệ thống kho vận phân mảnh và thiếu sự hỗ trợ hiệu quả từ công nghệ. Trong khi đó, áp lực giao hàng nhanh nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ đang buộc doanh nghiệp phải tái cấu trúc mô hình logistics nội địa theo hướng bài bản và bền vững hơn.
Với cách tiếp cận sát thực tiễn, Startup MasterTrack đã khẳng định vai trò cầu nối giữa chuyên gia vận hành và cộng đồng startup, SMEs. Workshop không chỉ cung cấp kiến thức, mà còn giúp doanh nghiệp hiểu đúng bản chất của vận hành kho thương mại điện tử, nhận diện rủi ro và tiếp cận các giải pháp phù hợp. Qua đó, logistics được nhìn nhận không chỉ là một khoản chi phí, mà là nền tảng quan trọng cho tăng trưởng dài hạn và năng lực cạnh tranh của startup Việt.
Quang Khải
